Proquestor Achmea is een zaaksysteem, gebouwd door Stachanov, om mantelzorgers, hun aanvragen tot dienstverlening en hun activiteiten onder de hoede van Achmea adequaat te archiveren.

Proquestor Achmea is volledig web-based, en werkt middels een workflow met een need to know, right to change methode. Dit zorgt ervoor dat alleen de nodige informatie en handelingen beschikbaar zijn per gebruiker.

Het begint allemaal bij de bestaande Administratieve Organisatie en Interne Controle, of AO/IC. Dit is een intern protocol met daarin de werkwijze van de instelling, in dit geval UWV. Bij sommige instellingen is dit een gepolijst handboek, bij andere kan een duidelijke uitgeschreven procedure nog ontbreken.  

Voor het bouwen van Proquestor Achmea hebben we met Achmea samengewerkt om voor hun tot een volledige AO/IC te komen. Die is vervolgens vertaald naar een workflow die de kern vormt van Proquestor Achmea. Proquestor Achmea is dus compleet op maat gesneden. 

De AO/IC van de klant bepaalt de precieze configuratie van ons platform. Wat zijn de inputs en outputs en hoe verhouden die zich tot elkaar? Wie mag wat uitvoeren binnen het systeem? Voor welke mensen zijn welke stappen en formulieren van belang? De antwoorden op deze vragen bepalen mede de opbouw van de Proquestor maatgesneden workflow. 

Alle stappen en documentatie verlopen binnen het systeem middels het indienen van PDF-bestanden. Deze worden op een “need-to-know” basis verstrekt.  Dit houdt in dat alleen de relevante stappen en documentatie voor de relevante personen op de relevante tijdstippen inzichtelijk zijn. 

De workflow:

Proquestor Achmea voldoet aan alle belangrijke wet- en regelgeving en ISO-normen en garandeert Achmea, mantelzorgers en zorggenieters van een vlekkeloos traject richting welzijn.

• Proquestor Achmea geeft Achmea met één alomvattend archief een duidelijk overzicht van alle mantelzorgers en hun activiteiten actief onder de hoede van Achmea. 
• Proquestor Achmea is vrijwel volledig opgebouwd uit open source elementen. Het systeem is dus een stuk goedkoper dan andere systemen, die dure licenties nodig hebben om op te bouwen.
• De boekhouding is volledig geïntegreerd. Niets gaat buiten het systeem om.

Stachanov is een team van zeer gekwalificeerde informatie engineers dat in relatief korte tijd een hoogwaardig platform heeft neergezet dat voldoet aan alle ISO-normen.

Dit verzekert Achmea van securiteit en zorgt ervoor dat de mantelzorg, een lastiger beheerbaar onderdeel binnen de zorgverlening, nuttig en inzetbaar blijft. 

Implementatie is een hele andere tak van sport dan servicing en hosting. Service Level Agreements, of SLA’s,  worden door ons serieus genomen en minutieus uitgevoerd. Dit betekent heel concreet dat op regelmatige momenten onderhoudstaken worden uitgevoerd,  zoals het monitoren van performance en het periodiek rapporteren over de beschikbaarheid zoals afgesproken in de SLA’s. 

Onze helpdesk bestaat uit experts die veelvuldig met Achmea de tafel hebben gedeeld en telefonisch of digitaal negen uur per dag paraat staan. Blijkens de beschikbaarheidsrapportages voor alle Proquestor-aansluitingen, heeft Stachanov in 2013  een “up-time” van 99.7% gerealiseerd. 

Servicezaken als hosting, functionele hulp, internet management, change management en service request management verlopen allemaal via vaste procedures die volstrekt duidelijk, transparant en inzichtelijk zijn voor de klant. De klant kan altijd via Jira, ons workload management systeem, zien waar wij mee bezig zijn.

Daarnaast verzorgen we simultaan de volgende back-ups:

1. Dagelijkse vier-uursspiegeling van de database op “locatie A”
2. Wekelijkse back-up van het systeem en de database op de server van “locatie B”
3. Maandelijkse hard-disc back-up van het systeem en de database in een kluis op “geheime locatie C”
4. Maandelijkse overschrijving van het systeem en de database naar live pseudo Escro op “locatie D”
5. Per kwartaal wordt een fysieke DVD met back-ups van de database overhandigd aan UWV

Op "Locatie A" draaien twee systemen: de acceptatie omgeving en de productomgeving. Dit zorgt ervoor dat veranderingen pas gaan meedraaien als de klant het daar mee eens is.