Alcuin is de scholingsdatabank van UWV.
Alcuin is Proquestor in actie bij de grootste opleider van Nederland. Dit vlaggenschip is nu jaren in gebruik bij UWV en volgt  de opleidingscyclus van cliënten op de voet; van aanmelding tot uitstroom. Alcuin is gekoppeld aan een voortdurend actueel opleidingenregister en een postcode-database. De digitale coach van Alcuin koppelt op relevantie, daarbij marktonwikkelingen in acht nemend, en geeft reis en prijs.

Proquestor Alcuin is een volledig web-based toepassing, gebaseerd op ons zelfgebouwde Proquestor platform.

Toegang is er voor UWV medewerkers, UWV cliënten en opleiders.

Zodra een cliënt aangemeld wordt voor scholing, komt hij/zij in een scholingstraject dat in Alcuin digitaal wordt gevolgd en vastgelegd. Omdat scholing ten dele gesubsidieerd verloopt moet er gedegen verantwoord worden. Ook om deze reden heeft UWV voor Alcuin gekozen. Scholingstrajecten zijn kostbaar en de keuze voor een opleider moet op rationele gronden gemaakt worden, en het maken van deze keuze moet transparant zijn richting belastingbetaler en Europa, in geval van ESF-bijdrage.
Onderdeel van Alcuin is de Manteon module die de cliënt koppelt aan een opleiding. Waar dit vroeger met dure papieren adviezen door nog duurdere jobcoaches werd gedaan, vindt deze matching dezer dagen in een rationeel proces plaats waarbij een optimum wordt gezocht zodanig dat de cliënt door de gevolgde opleiding duurzaam werk vindt. De matching engine voorspelt als het ware met welke opleiding de cliënt zeker werk vindt, alles binnen de kaders der efficiëntie in tijd en geld.
Proquestor Alcuin wordt gevoed met onder meer een opleidingendatabase, een postcodedatabase, het actuele cliëntenbestand van UWV en, ten behoeve van de data mining, reeds afgelegde, dus historische, scholingsdossiers.

Scholingvoorstel:

Scholinglijst:

Het begint allemaal bij de bestaande Administratieve Organisatie en Interne Controle, of AO/IC. Dit is een intern protocol met daarin de werkwijze van de instelling, in dit geval UWV. Zaken als “wie beslist er over een scholingaanvraag?”, of “Hoe kan Brussel controle uitvoeren binnen UWV naar scholingsdossiers?” staan hierin beschreven. Bij sommige instellingen is dit een gepolijst handboek, bij andere kan een duidelijke uitgeschreven procedure nog ontbreken. 
Voor het bouwen van Proquestor Alcuin hebben we met UWV samengewerkt om voor hun tot een volledige AO/IC te komen. Die is vervolgens vertaald naar een workflow die de kern vormt van Proquestor Alcuin. Proquestor Alcuin is dus compleet op maat gesneden.

De AO/IC van de klant bepaalt de precieze configuratie van ons platform. Wat zijn de inputs en outputs en hoe verhouden die zich tot elkaar? Wie mag wat uitvoeren binnen het systeem? Voor welke mensen zijn welke stappen en formulieren van belang? De antwoorden op deze vragen bepalen mede de opbouw van de Proquestor maatgesneden workflow.
Alle stappen en documentatie verlopen binnen het systeem middels het indienen van PDF-bestanden. Deze worden op een “need-to-know” basis verstrekt.  Dit houdt in dat alleen de relevante stappen en documentatie voor de relevante personen op de relevante tijdstippen inzichtelijk zijn. Zo blijft het aanvragen van scholingen simpel en behapbaar, wat het toegankelijk maakt om nationaal en Europees aan te kloppen en middelen te verkrijgen.

Een greep uit de workflow:

Proquestor Alcuin voldoet aan alle belangrijke wet- en regelgeving en ISO-normen, maar voldoet ook in hoge mate aan de e-cohesie beginselen van het directoraat generaal regionaal beleid in Brussel.

Proquestor Alcuin voldoet aan de volgende e-cohesie principes:

1. E-submission: alles digitaal, ook het aanvraag proces
2. E-signature: elektronische ondertekening
3. E-storage: elektronisch documentarchief
4. Only-once-encoding: terugkomende gegevens hoeven slechts eenmaal worden ingevoerd
5. Interoperability: elektronische communicatie met andere black-boxsystemen
6. Audit trail: kunnen zien wie wat wanneer heeft gedaan
7. Paperless office: compleet papierloos

• Alcuin rekent af met peperdure papieren scholingsadviezen van nog duurdere adviseurs en laat de intrinsieke waarde van gearchiveerde scholingsdossiers voor zichzelf spreken: door het teopassen van moderne data-miningtechnieken selecteert Alcuin zelf de juiste scholing voor de cliënt.
• Alcuin is vrijwel volledig opgebouwd uit open source elementen. Het systeem is dus een stuk goedkoper dan andere systemen, die dure licenties nodig hebben om op te bouwen.
• De boekhouding is volledig geïntegreerd. Niets gaat buiten het systeem om.
• Van aanvraag tot beheer tot eindrapportage: de gehele opleidingscyclus is digitaal.

We zijn niet alleen een hooggekwalificeerd technisch bedrijf dat voldoet aan ISO-normen, we hebben ook ruimschoots kennis van de zaak zelf, te weten scholing en UWV, en beschikken over een high-end co-locatie. We weten waar we het over hebben, en bieden, naast een platform, klantspecifieke implementatie en uitgebreide servicing achteraf.

Implementatie is een hele andere tak van sport dan servicing en hosting. Service Level Agreements, of SLA’s,  worden door ons serieus genomen en minutieus uitgevoerd. Dit betekent heel concreet dat op regelmatige momenten onderhoudstaken worden uitgevoerd,  zoals het monitoren van performance en het periodiek rapporteren over de beschikbaarheid zoals afgesproken in de SLA’s.
Onze helpdesk bestaat uit experts die UWV door en door kennen en telefonisch of digitaal negen uur per dag paraat staan. Blijkens de beschikbaarheidsrapportages voor alle Proquestor-aansluitingen, heeft Stachanov in 2013  een “up-time” van 99.7% gerealiseerd.
Servicezaken als hosting, functionele hulp, internet management, change management en service request management verlopen allemaal via vaste procedures die volstrekt duidelijk, transparant en inzichtelijk zijn voor de klant.

De klant kan altijd via Jira, ons workload management systeem, zien waar wij mee bezig zijn.

Daarnaast verzorgen we simultaan de volgende back-ups:

1. Dagelijkse vier-uursspiegeling van de database op “locatie A”
2. Wekelijkse back-up van het systeem en de database op de server van “locatie B”
3. Maandelijkse hard-disc back-up van het systeem en de database in een kluis op “geheime locatie C”
4. Maandelijkse overschrijving van het systeem en de database naar live pseudo Escro op “locatie D”
5. Per kwartaal wordt een fysieke DVD met back-ups van de database overhandigd aan UWV

Op "Locatie A" draaien twee systemen: de acceptatie omgeving en de productomgeving. Dit zorgt ervoor dat veranderingen pas gaan meedraaien als de klant het daar mee eens is.