Fulrad is het ESF-verantwoordingsinstrument van Stachanov.

De eisen die de subsidiegever aan de ESF administratie stelt zijn zeer hoog: 

De administratie moet transparant, volledig en controleerbaar zijn en aansluiten bij de subsidieaanvraag. 

Stachanov heeft voor UWV in het bijzonder en ESF-ontvangers in het algemeen een systeem ontwikkeld om aan de hoge eisen te kunnen voldoen: Fulrad ESF.  

UWV verantwoordt in het lopende ESF OP 2007-2013 middels Fulrad de ESF-middelen besteed aan produkten als Wajong, Jobcoach, Talent 55+, Doventolk, Scholing. 

Vanuit het Europees Sociaal Fonds krijgt Nederland middelen ter sociale activering die onder meer via UWV voor verschillende producten worden ingezet. Fulrad is het instrument om deze middelen sluitend en waterdicht te verantwoorden. 

Proquestor Fulrad is een volledig web-based toepassing, gebaseerd op ons zelfgebouwde Proquestor platform. 

Toegang is er voor UWV medewerkers en externe partijen zoals accountants. 

Fulrad is gebaseerd op workflows. Ieder project of dossier volgt als het ware de eigen treinrails. Ieder project of dossier heeft een status, het is “ergens” bij een bepaald station. Om van het ene station naar de andere te komen moet er een actie worden ondernomen: bijvoorbeeld door een formulier in te vullen of iets goed te keuren. Op het dashboard kunnen we op het spoornet overzicht zien waar alle treinen zijn. 

Werkproces Project:

Werkproces dossier ESF:

Workflow ESF Talent55+:

Het begint allemaal bij de bestaande Administratieve Organisatie en Interne Controle, of AO/IC. Dit is een intern protocol met daarin de werkwijze van de instelling, in dit geval UWV. Zaken als “wie beslist er over een scholingaanvraag?”, of “Hoe kan Brussel controle uitvoeren binnen UWV naar de verantwoording van scholingsdossiers?” staan hierin beschreven. Bij sommige instellingen is dit een gepolijst handboek, bij andere kan een duidelijke uitgeschreven procedure nog ontbreken.  

Voor het bouwen van Proquestor Fulrad hebben we met UWV samengewerkt om voor hun tot een volledige AO/IC te komen. Die is vervolgens vertaald naar een workflow die de kern vormt van Proquestor Fulrad. Proquestor Fulrad is dus compleet op maat gesneden. 

Het systeem Fulrad slaat gegevens die voorheen in spreadsheets werden bewaard, op in een database. 

De AO/IC van de klant bepaalt de precieze configuratie van ons platform. Wat zijn de inputs en outputs en hoe verhouden die zich tot elkaar? Wie mag wat uitvoeren binnen het systeem? Voor welke mensen zijn welke stappen en formulieren van belang? De antwoorden op deze vragen bepalen mede de opbouw van de Proquestor maatgesneden workflow. 

Alle stappen en documentatie verlopen binnen het systeem middels het indienen van PDF-bestanden. Deze worden op een “need-to-know” basis verstrekt.  Dit houdt in dat alleen de relevante stappen en documentatie voor de relevante personen op de relevante tijdstippen inzichtelijk zijn. Zo blijft het verantwoorden van ESF-middelen simpel en behapbaar, wat voor alle betrokkenen, niet in de laatste plaats de politiek, dienstig is. 

Proquestor Fulrad voldoet aan alle belangrijke wet- en regelgeving en ISO-normen, maar voldoet ook in hoge mate aan de e-cohesie beginselen van het directoraat generaal regionaal beleid in Brussel. Proquestor Fulrad voldoet aan de volgende e-cohesie principes:

1. E-submission: alles digitaal, ook het aanvraag proces
2. E-signature: elektronische ondertekening
3. E-storage: elektronisch documentarchief
4. Only-once-encoding: terugkomende gegevens hoeven slechts eenmaal worden ingevoerd
5. Interoperability: elektronische communicatie met andere black-boxsystemen
6. Audit trail: kunnen zien wie wat wanneer heeft gedaan
7. Paperless office: compleet papierloos 

• Fulrad rekent af met peperdure niet sluitende papieren verantwoordingen waar vervolgens nog duurdere adviseurs orde in moeten scheppen. De Fulrad-output is transparant, beschikt over intrinsieke validatiemechanismen en is feitelijk een panklaar aftekenstuk voor de registeraccountant. Een op maat gemaakt ESF-boekhoudpakket derhalve. 
• Fulrad is vrijwel volledig opgebouwd uit open-source elementen. Het systeem is dus een stuk goedkoper dan andere systemen, die dure licenties nodig hebben om op te bouwen.
• De boekhouding is volledig geïntegreerd. Niets gaat buiten het systeem om.
• Van aanvraag tot beheer tot eindrapportage: de gehele verantwoordingcyclus is digitaal. 

We zijn niet alleen een hooggekwalificeerd technisch bedrijf dat voldoet aan ISO-normen, we hebben ook ruimschoots kennis van de zaak zelf, te weten UWV en haar producten, en beschikken over een high-end co-locatie. We weten waar we het over hebben, en bieden, naast een platform, klantspecifieke implementatie en uitgebreide servicing achteraf. 

Implementatie is een hele andere tak van sport dan servicing en hosting. Service Level Agreements, of SLA’s,  worden door ons serieus genomen en minutieus uitgevoerd. Dit betekent heel concreet dat op regelmatige momenten onderhoudstaken worden uitgevoerd, zoals het monitoren van performance en het periodiek rapporteren over de beschikbaarheid zoals afgesproken in de SLA’s. 

Onze helpdesk bestaat uit experts die UWV door en door kennen en telefonisch of digitaal negen uur per dag paraat staan. Blijkens de beschikbaarheidsrapportages voor alle Proquestor-aansluitingen, heeft Stachanov in 2013  een “up-time” van 99.7% gerealiseerd. 

Servicezaken als hosting, functionele hulp, internet management, change management en service request management verlopen allemaal via vaste procedures die volstrekt duidelijk, transparant en inzichtelijk zijn voor de klant. De klant kan altijd via Jira, ons workload management systeem, zien waar wij mee bezig zijn.

Daarnaast verzorgen we simultaan de volgende back-ups:

1. Dagelijkse vier-uursspiegeling van de database op “locatie A”
2. Wekelijkse back-up van het systeem en de database op de server van “locatie B”
3. Maandelijkse hard-disc back-up van het systeem en de database in een kluis op “geheime locatie C”
4. Maandelijkse overschrijving van het systeem en de database naar live pseudo Escro op “locatie D”
5. Per kwartaal wordt een fysieke DVD met back-ups van de database overhandigd aan UWV

Op "Locatie A" draaien twee systemen: de acceptatie omgeving en de productomgeving. Dit zorgt ervoor dat veranderingen pas gaan meedraaien als de klant het daar mee eens is.