Proquestor Kansen voor West is een papierloos kantoor om EFRO-subsidie aanvragen te registeren, beheren en sturen. ‘Zaaksysteem’, ‘documentmanagementsysteem (DMS)’ of ‘klantvolgsysteem’ zijn eveneens goede beschrijvingen van Proquestor Kansen voor West. 

EFRO is het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling, een structuurfonds van de E.U.. 

Nederland is in het kader van EFRO in vier delen opgesplitst, waar ‘West’ een kwart van uitmaakt. Iedere zeven jaar wordt er een nieuw operationeel programma gelanceerd vanuit Brussel, dat bedrijven en publieke organisaties in staat stelt  om subsidie aan te vragen voor projecten die een regio bevorderen. 

Een serieuze subsidie aanvraag begint met een registratie, wordt ingediend, beschikt en over gerapporteerd. Kansen voor West is een verantwoordingsinstrument dat dit complete proces stroomlijnt en intuïtief vormgeeft, maar vooral zeer helder en makkelijk maakt.

Proquestor Kansen voor West is een volledig web-based suite, gebaseerd op ons zelfgebouwde Proquestor platform. De term ‘suite’ is toepasselijk, omdat Kansen voor West niet slechts één programma is. Het is een totaalpakket bestaande uit vijf bouwstenen:

1.Het portaal voor de aanvrager / begunstigde

2.Het portaal voor de ambtenaren / behandelaars

3.De rapportage module

4.De wiki als kennisbank

5.De publieke website

De rapportagemodule:

Het begint allemaal bij de bestaande Administratieve Organisatie en Interne Controle, of AO/IC. Dit is een intern protocol met daarin de werkwijze van de instantie. Zaken als “wie beslist er over een aanvraag?”, of “Hoe kan Brussel controle uitvoeren in de instantie?” staan hierin beschreven. Bij sommige instanties is dit een gepolijst handboek, bij andere kan een duidelijke procedure nog ontbreken.

Voor het bouwen van Proquestor Kansen voor West hebben we met landsdeel West samengewerkt om voor hun tot een volledige AO/IC te komen. Dat kan dan vertaald worden naar een workflow die de kern zal uitmaken van Proquestor Kansen voor West. Proquestor Kansen voor West is dus compleet op maat gesneden. 

De AO/IC van de klant bepaalt de precieze configuratie van ons platform. Wat zijn de inputs en outputs en hoe verhouden die zich tot elkaar? Wie mag wat uitvoeren binnen het systeem? Voor welke mensen zijn welke stappen en formulieren van belang? De antwoorden op deze vragen bepalen mede de opbouw van de Proquestor maatgesneden workflow. 

Alle stappen en documentatie verlopen binnen het systeem middels het indienen van PDF-bestanden. Deze worden op een “need-to-know” basis verstrekt.  Dit houdt in dat alleen de relevante stappen en documentatie voor de relevante personen op de relevante tijdstippen inzichtelijk zijn. Zo blijft het aanvragen van subsidies in het algemeen, en EFRO in het bijzonder, simpel en behapbaar, wat het toegankelijk maakt om bij de E.U. aan te kloppen en middelen te verkrijgen. 

TAN upload:

Proquestor Kansen voor West voldoet aan alle belangrijke wet- en regelgevingen en ISO-normen, maar voldoet ook in hoge mate aan de e-cohesie beginselen van het directoraat generaal regionaal beleid in Brussel. Om “Europa om de hoek” te krijgen middels uniforme werkwijzen, cohesie op het gebied van zaakbeheer, hanteert Proquestor Kansen voor West de volgende e-cohesie principes:

1.E-submission: alles digitaal, ook het aanvraag proces

2.E-signature: elektronische ondertekening

3.E-storage: elektronisch documentarchief

4.Only-once-encoding: terugkomende gegevens hoeven slechts eenmaal worden ingevoerd

5.Interoperability: SFC2007, SFC2014, elektronische communicatie met Brussel

6.Audit trail: kunnen zien wie wat wanneer heeft gedaan

7.Paperless office: compleet papierloos 

Tijdens het e-cohesie congres in Madrid is Stachanov geprezen om zijn nauwkeurige implementatie van deze principes.

1.Kansen voor West is een voorloper op het gebied van e-cohesie.

2.Kansen voor West is volledig opgebouwd uit open source elementen. Het systeem is dus een stuk goedkoper dan andere systemen, die dure licenties nodig hebben om op te bouwen.

3.Kansen voor West heeft een zeer hoge waardering van de Rijksauditdienst gekregen: een 8,8 van de 10, genormeerd tegen de KR6. Dit is een stempel die niet organisatiegebonden is, zoals ISO, maar productgebonden.

4.De boekhouding is volledig geïntegreerd. Niets gaat buiten het systeem om.

5.Van aanvraag tot beheer tot eindrapportage: alles is digitaal

We zijn niet alleen een hooggekwalificeerd technisch bedrijf dat voldoet aan ISO-normen, we hebben ook ruimschoots kennis van implementatie en beschikken over een high-end co-locatie. We weten waar we het over hebben, en bieden, naast een platform, klantspecifieke implementatie en uitgebreide servicing achteraf. 

Implementatie is een hele andere tak van sport dan servicing en hosting. Service Level Agreements, of SLA’s,  worden door ons serieus genomen en minutieus uitgevoerd. Dit betekent heel concreet dat op regelmatige momenten onderhoudstaken worden uitgevoerd,  zoals het monitoren van performance en het periodiek rapporteren over de beschikbaarheid zoals afgesproken in de SLA’s. 

Onze helpdesk bestaat uit experts die Kansen voor West door en door kennen en telefonisch of digitaal negen uur per dag paraat staan. Blijkens de beschikbaarheidsrapportages voor alle Proquestor-aansluitingen, heeft Stachanov in 2013  een “up-time” van 99.7% gerealiseerd. 

Servicezaken als hosting, functionele hulp, internet management, change management en service request management verlopen allemaal via vaste procedures die volstrekt duidelijk, transparant en inzichtelijk zijn voor de klant. De klant kan altijd via Jira, ons workload management systeem, zien waar wij mee bezig zijn.

Daarnaast verzorgen we simultaan de volgende back-ups:

1.Dagelijkse vier-uursspiegeling van de database op “locatie A”

2.Wekelijkse back-up van het systeem en de database op de server van “locatie B”

3.Maandelijkse hard-disc back-up van het systeem en de database in een kluis op “geheime locatie C”

4.Maandelijkse overschrijving van het systeem en de database naar live pseudo Escro op “locatie D”

5.Per kwartaal wordt een fysieke DVD met back-ups van de database overhandigd aan landsdeel West

Op "Locatie A" draaien twee systemen: de acceptatie omgeving en de productomgeving. Dit zorgt ervoor dat veranderingen pas gaan meedraaien als de klant het daar mee eens is.

Specifieke kwalificaties:

-Wet- en regelgeving op lokaal-, nationaal- en EU-niveau

-ITIL voor de Business as Usual (BAU)-fase na implementatie

-ISO-standaarden

-ISO 14001

-ISO 9001

-ISO 27001

-Prince2 voor projectfase

-Six Sigma voor kwaliteitsverbetering in project en beheer