Inleiding

Het Proquestor ZIU zaaksysteem is ons vlaggenschip in de zorgsector en is in rap tempo neergezet: binnen 6 maanden van specificaties tot acceptatie.

Dit workflowsysteem ziet erop toe dat VIG-trajecten van intake tot monitoring geïnitieerd, beheerd en afgewikkeld worden, geheel conform de digitale en zorg-relevante wet- en regelgeving anno 2017. (VIG is een term in de zorg en re-integratie voor maatschappelijke-hulp-behoevende gezinnen. Het acroniem VIG staat voor “Vroegtijdige Interventie in Gezinnen”).

Proquestor ZIU is ontwikkeld op basis van Proquestor-bouwstenen en afgesneden op maat.

Persoonsgegevens worden beschermd conform de Wbp, zoals neergelegd in ons ISMS ex ISO 27001:2013.

 

De samenwerking met Stachanov, hun kennis van zaken en de onderlinge verstandhouding waren van dien aard, dat er vrij weinig gekletst hoefde te worden eer ze begrepen wat ik nodig had.
Binnen korte tijd draaide mijn systeem en konden mijn oude dossiers worden overgezet.
Proquestor is lekker strak met weinig toeters en belletjes. Draait gewoon en doet wat ik wil, niet meer en niet minder.
 
- Mike Heuves, CEO Zorg in Uitvoering


Totstandkoming

Proquestor ZIU is in twee meetings gespecificeerd naar de wensen van de klant, “Zorg in Uitvoering”. Kerneisen bestonden uit:

  • Extra omgeving voor aanmeldingen vanuit externe partijen, extern toegankelijk
  • Data-overdracht, tweevoudig:
    • Bij de migratie van oude dossiers vanuit het oude systeem
    • Bij de ingebruikname, ter uitsluiting van dubbel werk
  • Automatische alerts (e-mails) bij belangrijke dossierontwikkelingen
  • Gebruikerstypen met verschillende autorisatieniveaus
  • Datavalidatie en voorwaardelijke workflow-voortgang
  • DMS, up- en downloads.
  • Terugdraaimechaniek: ontoereikende dossiers kunnen terug in de workflow ter correctie
  • Workflow-timers ten behoeve van deadlinemanagement
  • Dynamisch databeheer: afhankelijk van X, Y, Z, verschijnt A, B, C
  • Modulaire / flexibele rapportages
  • Gebruiker-specifieke dashboards
  • Kort ontwikkelproces door gebruik van standaard Proquestor-bouwstenen
  • Maatwerk is beperkt tot klantspecifieke zaken en daardoor goed onderhoudbaar
  • SLA inclusief hosting op co-locatie en support conform ISO 9001 en ISO 27001
  • ZIU-huisstijl
  • Veiligheid Eenvoud

Deze wensen zijn uiteraard verwezenlijkt, inclusief volledige handleiding en training ex post, naar volledige tevredenheid van de klant.

 

Systeemomschrijving

Proquestor ZIU bevat twee web-omgevingen: een omgeving voor intakes, waar externe partijen een verzoek tot behandelingen middels formulieren kunnen indienen; en een interne omgeving voor “coaches” om hun gezin-dossiers in te registreren en volgen. De projectleider heeft een totaaloverzicht en controleert en beoordeelt intakes alsmede progressie van coaches; wijst zo nodig af en retourneert ontoereikende dossiers.

 

Extern

De intake-omgeving is vrij toegankelijk en ziet er zo uit:

 

Externe aanmelders vullen de relevante gegevens tegen datavalidatie in. Verplichte velden, maar ook BSN- en postcodevalidatie zijn elementen in dit proces. De ingevulde gegevens die u ziet zijn dummygegevens, dan wel onleesbaar gemaakt.

 

Uiteraard worden de ingevulde gegevens automatisch overgezet naar de werkomgeving, met een mogelijkheid tot controle en wijziging, om dubbel werk te vermijden.

Ter controle wordt in de laatste stap van de intake een beveiligingscode gevraagd om spam en aanmeldingen door robots te weren.

 

Intern

De interne werkomgeving is slechts toegankelijk voor ZIU-werknemers en ziet er bij aankomst als volgt uit:

 

 

NB: U ziet steeds slechts een greep uit de schermen van het systeem; dit uit respect voor de integriteit van de werkmethode van de klant. In werkelijkheid zijn de pagina’s en formulieren een stuk uitgebreider, met verschillende leefgebieden waarover gerapporteerd wordt, meningen van VIG-gezinnen en adviezen van derde partijen

 

Workflow

De workflow is de rails van een VIG-traject, het dossier is de trein. Een portie van die rails:

Elke stap vergt zijn eigen handelingen, uitgevoerd door zijn eigen rol/gebruikerstype om de trein te doen rijden. U ziet deadlines die alerts verschaffen, uitstappunten, retourroutes en huidige-stap-omcirkeling. Dit is de kern van Proquestor.

Verder fungeren verschillende soorten validatie als rem om, samen met terugdraaimogelijkheden, een schone voortgang te verzekeren.

Een voorbeeldformulier:

De workflow doen stoppen of voortgaan:

Documentopslag:

Toevoegen document:

Coaches begeleiden VIG-gezinnen bij het stellen van doelen, onderverdeeld in sub- en einddoelen. Een blik daarop:

Einddoel toevoegen:

Subdoelen worden gekoppeld aan einddoelen:

Gedurende het traject registreert de coach de mate van doel-realisatie middels A-B-C-labels:

Afhankelijk van de ingevulde realisatieniveaus, komen doelen wel of niet terug gedurende het traject.

Projectleider-validatie

Afwikkeling:

En:

En: 

En:

And